Een personeelsplanning maken is vaak erg ingewikkeld. Alle personeelsleden kunnen op andere tijden, iedereen is op een ander moment aan- of afwezig en alle uren moeten in de gaten gehouden worden. Om nog maar niet van pauzes, toeslagen en ruilen te spreken. Daarbij moet je je medewerkers tevreden houden en het in een handig overzicht verwerken zonder teveel penstreken en pijlen. Kortom, in veel gevallen lijkt de personeelsplanning onbegonnen zaak. Waar moet je op letten, en hoe kan een tool helpen om het leven van de personeelsplanner te vergemakkelijken?

Vroeger was personeelsplanning alleen weggelegd voor hoogopgeleiden

Digitalisering is iets van de tegenwoordige tijd. Vroeger was er geen computer. Laat staan programma’s als Word, of zelfs apps waarin je je agenda’s kon beheren. Alles ging met pen en papier, dus ook de personeelsplanning. Maar als Annie zaterdagmiddag naar een feestje wilde, en zou ruilen met Karin, waarna Karin ziek wordt en wordt overgenomen door Martin… Je begrijpt waar dit heen gaat: niemand weer wanneer Annie, Karin of Martin gewerkt heeft en wie wanneer waar recht op heeft. Er wordt veel in de planning gekrast, met een chaos tot gevolg. Dit was alleen weggelegd voor hoger opgeleiden, en zelfs zij maakten er waarschijnlijk een potje van.

Personeelsplanning na digitalisering beter

De personeelsplanning ging na de digitalisering steeds beter, maar was nog steeds niet ideaal. De komst van Word, agenda-apps en Facebook hebben ervoor gezorgd dat de planning overzichtelijker werd. Er hoefde niet meer in gekrast te worden omdat je met de backspace-toets de personeelsplanning makkelijker aanpaste. Toch zorgden errors er vaak voor dat de personeelsplanning gedeeltelijk – al dan niet volledig – werden gedelete.

Innovatie op innovatie

Digitalisering houdt niet op te bestaan, het is een fenomeen wat continu in ontwikkeling is. Dat zorgt ervoor dat er minder errors en storingen zijn, en apps beter ontwikkeld worden. Waar vroeger de computer hét medium was om dit soort planningen en overige zaken op te regelen, wordt iedereen steeds vaker mobiel. Het is dus belangrijk om de personeelsplanning voor iedereen mobiel inzichtelijk te maken. Zo kan veel ook worden uitbesteed omdat personeelsleden onderling via de app kunnen ruilen en zichzelf ziek kunnen melden. Alle acties worden per week in de gaten gehouden, wat de uitbetaling versimpelt. Innovatiever, simpeler, sneller.